Cette politique vise à assurer la protection des informations personnelles et à réglementer la manière dont M1 Composites utilise, communique, stocke, détruit et gère ces informations. En outre, il vise à informer les parties intéressées sur la manière dont l’entreprise traite leurs informations personnelles.
À quelles informations cette politique s’applique-t-elle ?
Cette politique de confidentialité s’applique aux informations personnelles. Les informations personnelles font référence aux informations sur une personne qui permettent directement ou indirectement son identification. Les exemples incluent le nom, l’adresse, le courriel, le numéro de téléphone, le sexe ou les informations bancaires, ainsi que les informations sur la santé, l’origine ethnique, la langue, etc. Les informations personnelles sensibles sont des informations pour lesquelles un degré élevé d’attentes raisonnables en matière de confidentialité, telles que les informations sur la santé, coordonnées bancaires, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, etc.
En général, les coordonnées professionnelles (par exemple, nom, titre, adresse professionnelle, courriel ou numéro de téléphone) ne constituent pas des informations personnelles. Plus précisément, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, depuis le 22 septembre 2023, les articles 3 (collecte, utilisation, divulgation), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux informations liées au rôle d’une personne. dans une entreprise, comme le nom, le titre, la fonction, l’adresse professionnelle, le courriel et le numéro de téléphone.
À qui s’applique cette politique ?
Cette politique s’applique à M1 Composites, y compris ses dirigeant(e)s, employé(e)s, consultant(e)s, stagiaires et toute autre personne fournissant des services au nom de M1 Composites. Cela s’applique également au site Internet de l’entreprise. Il englobe tous les types d’informations personnelles gérées par M1 Composites, y compris les informations sur les client(e)s, potentiels ou actuels, les consultant(e)s, les employé(e)s, les membres et d’autres personnes (telles que les visiteurs de son site Web).
Quand et pourquoi M1 collecte-t-elle des informations personnelles ?
Dans tous les cas, M1 Composites ne collecte des informations que si elle dispose d’un motif valable. La collecte sera limitée aux informations nécessaires pour atteindre l’objectif visé.
M1 Composites ne cible pas intentionnellement les mineurs et ne collecte pas intentionnellement d’informations personnelles sur des mineurs sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur.
Collecte auprès de tiers : M1 Composites peut collecter des informations personnelles auprès de tiers. Sauf exception prévue par la loi, M1 Composites demandera le consentement de la personne avant de collecter ses informations personnelles auprès d’un tiers. Si les informations ne sont pas collectées directement auprès de l’individu mais auprès d’un autre organisme, l’individu peut demander la source de l’information à M1 Composites.
Les bases juridiques justifiant notre traitement de vos informations personnelles peuvent inclure :
| Type d’informations personnelles | Finalité commerciale du traitement | Bases légales |
| Coordonnées de base | Nous collectons ces informations pour vérifier votre identité et communiquer avec vous dans le cadre de nos services. | – Obligation légale – Exécution du contrat – Intérêt légitime – Consentement |
| Informations liées à la conformité | Nous collectons ces informations pour vérifier votre identité conformément à nos obligations légales et réglementaires, telles que les licences, la sécurité, le contrôle des exportations et autres exigences, selon les besoins. | – Obligation légale – Consentement |
| Informations liées à la livraison de nos services et solutions | Nous collectons ces informations pour exécuter nos services dans le cadre de notre contrat avec vous ou votre employeur. | – Obligation légale – Exécution du contrat – Intérêt légitime – Consentement |
| Informations liées au recrutement | Nous collectons ces informations pour nous permettre de traiter les candidatures à un emploi soumises via la section « Carrières » du site Web de M1 et d’évaluer votre aptitude à tout poste pour lequel vous pourriez postuler chez M1. | – Exécution du contrat – Consentement |
| L’information financière | Nous collectons ces informations pour traiter les transactions de paiement liées à l’achat de nos produits et services. | – Obligation légale – Exécution du contrat – Intérêt légitime – Consentement |
| Informations photos, vidéo et audio | Nous collectons ces informations pour assurer la sécurité de l’établissement M1, pour le support du débriefing des séances de formation (vidéo et audio). | – Obligation légale – Intérêt légitime – Consentement |
| Utilisation du site Web et autres informations techniques | Nous collectons ces informations pour garantir la sécurité du réseau et des informations, surveiller les performances de nos sites Web, applications et systèmes ou améliorer votre expérience utilisateur. | – Exécution du contrat – Intérêt légitime – Consentement |
| Autres informations personnelles | Nous collectons ces informations pour répondre à toute demande ou plainte formulée par vous ou votre employeur. | – Obligation légale – Exécution du contrat – Intérêt légitime – Consentement |
Comment les informations personnelles peuvent-elles être utilisées par M1 ?
M1 Composites s’assure que les informations qu’elle détient sont à jour et exactes au moment de leur utilisation pour une décision concernant la personne.
M1 Composites peut utiliser les informations personnelles d’un individu uniquement aux fins indiquées dans la présente politique ou à d’autres fins divulguées lors de la collecte. Si l’entreprise souhaite utiliser ces informations pour une autre raison, un nouveau consentement doit être obtenu de la personne concernée, obtenu explicitement s’il s’agit d’informations personnelles sensibles. Toutefois, dans certains cas permis par la loi, M1 Composites peut utiliser les informations à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :
– lorsque cette utilisation est manifestement au profit de la personne physique ;
– lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude ;
– lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.
Dans le cadre de ses activités, M1 Composites peut collecter différents types d’informations pour différentes finalités. M1 Composites s’engage à informer les individus, au moment de la collecte de renseignements personnels, de toute autre information recueillie, des finalités et des moyens de collecte, ainsi que des autres informations requises par la loi.
Comment M1 s’assure-t-il qu’un individu consent à la collecte et à l’utilisation de renseignements personnels ?
De manière générale, M1 Composites recueille des informations personnelles directement auprès des individus avec leur consentement, sauf exception prévue par la loi. Le consentement implicite peut s’appliquer dans certaines situations, par exemple lorsque la personne décide de fournir des informations personnelles après avoir été informée par cette politique de leur utilisation et de leur divulgation aux fins déclarées. Ainsi, les particuliers peuvent consulter cette politique au moment de la collecte de renseignements personnels.
Normalement, M1 Composites doit obtenir le consentement de la personne avant de recueillir ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les divulguer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire. Toutefois, M1 Composites peut agir sans consentement dans certains cas autorisés par la loi et dans les conditions précisées par celle-ci. Les principales situations dans lesquelles M1 Composites peut agir sans consentement sont décrites dans les sections pertinentes de cette politique.
Comment M1 protège-t-il mes informations personnelles ?
M1 Composites met en œuvre des mesures visant à restreindre l’accès aux renseignements personnels aux seuls employés et personnes au sein de son organisation qui ont l’autorité d’y accéder et pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. M1 Composites demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
L’entreprise est responsable de la protection des informations personnelles qu’elle détient.
Le délégué à la protection des renseignements personnels de M1 est le directeur des ressources humaines, de l’administration et de la sécurité de l’organisation. De manière générale, ils doivent s’assurer du respect de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. L’agent doit approuver les politiques et les pratiques régissant la gouvernance des informations personnelles. Plus précisément, cette personne est responsable de la mise en œuvre de cette politique et de s’assurer de sa connaissance, de sa compréhension et de son application. En l’absence ou dans l’incapacité d’agir de ce délégué, le président de M1 Composites exercera les fonctions de délégué à la protection des renseignements personnels.
Les employés de M1 Composites ayant accès aux renseignements personnels ou autrement impliqués dans sa gestion doivent assurer leur protection et se conformer à cette politique.
M1 Composites s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des informations personnelles qu’elle gère. Les mesures de sécurité mises en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la diffusion, au support et à la sensibilité des informations. Cela signifie que les informations pouvant être considérées comme sensibles (voir la définition à la section 2) doivent faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et d’une meilleure protection. Concrètement, et conformément à l’accès limité aux renseignements personnels mentionné précédemment, M1 Composites doit mettre en œuvre les mesures nécessaires pour imposer des contraintes sur les droits d’utilisation de ses systèmes d’information afin que seuls les employés qui en ont besoin soient autorisés à le faire.
Divulgation des informations personnelles à des tiers :
Généralement, sauf exception spécifiée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, M1 Composites obtiendra le consentement de la personne avant de divulguer ses informations personnelles à un tiers. De plus, lorsque le consentement est requis et lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, M1 Composites doit obtenir un consentement explicite avant de divulguer les informations.
Toutefois, la divulgation d’informations personnelles à des tiers est parfois nécessaire. Les renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers sans le consentement de la personne dans certains cas, notamment les suivants :
M1 Composites peut divulguer des renseignements personnels, sans le consentement de la personne, à une entité publique (telle que le gouvernement) qui les recueille dans le cadre de l’exercice de ses pouvoirs ou de la mise en œuvre d’un programme sous sa gestion.
Les renseignements personnels peuvent être transmis aux fournisseurs de services qui en ont besoin, sans le consentement de la personne. Ces prestataires peuvent par exemple être des organisateurs d’événements ou des sous-traitants désignés par M1 Composites pour l’exécution des mandats. Dans de tels cas, M1 Composites doit avoir des contrats écrits avec ces prestataires précisant les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des informations personnelles divulguées, que l’utilisation de ces informations est uniquement destinée à l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent les conserver. informations après leur expiration. De plus, ces contrats doivent stipuler que les prestataires doivent aviser le responsable de la protection des informations personnelles de M1 Composites (indiqué dans la présente politique) de tout manquement ou tentative de manquement aux obligations de confidentialité concernant les informations personnelles divulguées et permettre à ce responsable de procéder à toute vérification de confidentialité y afférente.
Si cela est nécessaire à la conclusion d’une transaction commerciale, M1 Composites peut également divulguer des renseignements personnels, sans le consentement de la personne, à l’autre partie à la transaction et sous réserve des conditions précisées par la loi.
Combien de temps les informations personnelles sont-elles conservées ?
M1 Composites conservera les informations personnelles uniquement pendant la durée nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à moins qu’une période de conservation minimale ne soit requise par la loi ou la réglementation applicable.
Les renseignements personnels utilisés par M1 Composites pour prendre une décision concernant une personne physique doivent être conservés pendant au moins un an suivant la décision en question, voire sept ans après la fin de l’exercice au cours duquel la décision a été prise si elle a des implications fiscales, telles que comme circonstances de cessation d’emploi.
À l’issue de la période de conservation ou lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires, M1 Composites assurera leur destruction ou leur anonymisation (c’est-à-dire les rendant irréversiblement non identifiables, sans lien possible entre l’individu et les informations personnelles) à des fins légitimes et sérieuses.
La destruction des informations par M1 Composites se fera de manière sécurisée afin d’assurer la protection de ces informations.
Quels sont vos droits ?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous pouvez avoir le droit de nous demander de :
Comment pouvez-vous accéder, rectifier ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos informations personnelles ?
Pour exercer vos droits d’accès, de rectification ou de retrait de consentement, vous devez adresser une demande écrite au délégué à la protection des renseignements personnels de M1 Composites, en utilisant l’adresse email indiquée dans la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les individus peuvent demander accès à leurs informations personnelles détenues par M1 Composites et demander leur correction si elles sont inexactes, incomplètes ou ambiguës. Ils peuvent également exiger l’arrêt de la diffusion des informations personnelles les concernant ou la suppression de tout lien hypertexte attaché à leur nom permettant d’accéder à ces informations par des moyens technologiques, lorsque la diffusion de ces informations viole une loi ou une décision de justice. Ils peuvent faire de même, ou exiger que le lien hypertexte permettant l’accès à ces informations soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont remplies.
Le délégué à la protection des renseignements personnels de M1 Composites doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours prévus par la loi et le délai pour les exercer. L’agent doit aider le demandeur à comprendre le refus si nécessaire.
Sous réserve de restrictions légales et contractuelles, les particuliers peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des informations collectées par M1 Composites. Ils peuvent également demander à M1 Composites des informations sur les informations personnelles collectées auprès d’eux, les catégories de personnes au sein de M1 Composites qui y ont accès et leur durée de conservation.
Comment pouvez-vous déposer une plainte concernant vos informations personnelles ?
Toute personne souhaitant déposer une plainte concernant l’application de cette politique doit le faire par écrit en s’adressant au délégué à la protection des renseignements personnels de M1 Composites, en utilisant l’adresse courriel indiquée dans la dernière section de cette politique.
La personne doit fournir son nom, ses coordonnées, y compris un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en fournissant suffisamment de détails pour que la plainte soit évaluée par M1 Composites. Si la plainte déposée n’est pas suffisamment précise, le délégué à la protection des renseignements personnels peut exiger toute information complémentaire jugée nécessaire à l’évaluation de la plainte.
Comment est traitée votre réclamation ?
M1 Composites s’engage à traiter toute réclamation reçue de manière confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou de toutes les informations complémentaires demandées, M1 Composites doit l’évaluer et fournir une réponse écrite motivée par courrier électronique au plaignant. Cette évaluation vise à déterminer si le traitement des informations personnelles par M1 Composites est conforme à cette politique, à toute autre politique et pratique au sein de l’organisation, ainsi qu’aux lois ou réglementations applicables.
Si la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des raisons justifiant la prolongation, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et d’un délai raisonnable nécessaire pour apporter une réponse définitive.
M1 Composites doit créer un dossier distinct pour chaque plainte reçue. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et les pièces justificatives de son évaluation ainsi que la réponse envoyée au plaignant.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de tout autre organisme de surveillance de la vie privée responsable de la loi relative à l’objet de la plainte.
M1 Composites encourage toutefois toute personne intéressée à contacter au préalable son délégué à la protection des informations personnelles et à attendre la fin du traitement par l’entreprise.
Comment pouvez-vous contacter M1 concernant les informations personnelles ?
Cette politique est approuvée par le délégué à la protection des renseignements personnels de M1 Composites, dont les coordonnées professionnelles sont les suivantes :
Délégué à la protection des informations personnelles :
Mme Caroline Poirier
2460, Rue Michelin
Laval (Québec) H7L 5C3
caroline.poirier@m1composites.com
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de cette politique, veuillez contacter le responsable par courriel.