Spécialiste en gestion de documents

À propos de nous

M1 Composites est un chef de file reconnu dans l’industrie aérospatiale. Nous nous spécialisons dans l’ingénierie, la fabrication et la réparation de structures composites et métalliques. Parmi nos clients figurent de grandes compagnies aériennes, des organisations militaires et des équipementiers ; notre travail contribue directement à la sécurité et aux performances des aéronefs.

Chez M1, la mission passe avant tout : la qualité, la sécurité et la rapidité d’exécution sont au cœur de tout ce que nous faisons.

À propos du rôle

Relevant du responsable qualité, le spécialiste en gestion documentaire sera chargé de gérer et de mettre en œuvre un écosystème de gestion documentaire robuste, conforme et évolutif, en partant de zéro.

Ce rôle dépasse le simple contrôle documentaire. Il implique la gestion des informations contrôlées, des documents appartenant au gouvernement et des informations non classifiées contrôlées (CUI), tout en assurant l’adoption complète d’un système de gestion documentaire au sein de l’organisation.

Il s’agit d’un rôle opérationnel et à forte visibilité pour une personne qui apprécie la structure, la gouvernance et la mise en œuvre d’exigences complexes de manière opérationnelle et conviviale.

Principales responsabilités

Cadre et gouvernance de la gestion documentaire

Concevoir, mettre en œuvre et maintenir une structure de gestion documentaire à l’échelle de l’entreprise (numérique et physique).
Définir et appliquer la taxonomie des documents, les conventions de dénomination, le contrôle des versions, les flux d’approbation et les règles de conservation.
Mettre en place des processus de gestion du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage et à leur destruction.
Assurer la traçabilité et l’intégrité complètes des documents techniques, de qualité, opérationnels et administratifs, internes et clients.

Mise en œuvre et optimisation du système de gestion documentaire

Piloter la mise en œuvre et l’adoption complète du système de gestion documentaire
Fournir du soutien au service informatique pour la configuration des structures documentaires, des métadonnées, des droits d’accès, des flux de travail et des rôles des utilisateurs au sein du système de gestion documentaire.
Coordonner la migration, le nettoyage et la structuration des documents existants dans le système de gestion documentaire.
Assurer la fonction de principal point de contact pour les processus liés au système de gestion documentaire et à l’amélioration continue

Documentation CUI et appartenant au gouvernement

Soutenir le responsable de la sécurité informatique dans la mise en place et l’application des contrôles relatifs aux renseignements non classifiés contrôlés (CUI) et aux documents appartenant au gouvernement.
Fournir du soutien au responsable de la sécurité et à l’équipe informatique afin d’assurer la classification, la manipulation, le stockage, le contrôle d’accès et la conservation appropriés des documents sensibles et appartenant aux clients.
Collaborer étroitement avec tous les services afin d’harmoniser les pratiques documentaires avec les exigences contractuelles, réglementaires et de sécurité.
Soutenir les audits et les évaluations clients liés à la sécurité de l’information, au contrôle des documents et aux programmes gouvernementaux

Conformité réglementaire et préparation aux vérifications

S’assurer que les pratiques de gestion documentaire respectent les exigences réglementaires et de qualité du secteur aérospatial.
Conserver en permanence une documentation prête pour les audits internes, clients, réglementaires et de certification.
Agir comme ressource clé lors des audits, en fournissant une récupération rapide et précise des documents et des explications.

Collaboration interfonctionnelle

Collaborez avec les équipes Opérations, Qualité, Ingénierie, Finance, RH et Informatique pour comprendre les flux de documents et leurs contraintes.
Traduire les exigences réglementaires et contractuelles en processus documentaires pratiques et opérationnels
Fournir du soutien aux services dans l’organisation, la normalisation et la tenue à jour des documents contrôlés

Gestion du changement et formation

Élaborer des procédures de contrôle des documents, des modèles et des guides d’utilisation
Former les employés à l’utilisation du système de gestion documentaire, à la classification des documents et aux exigences de conformité.
Favoriser l’adoption en équilibrant la gouvernance, la facilité d’utilisation et les réalités opérationnelles

Amélioration continue et évolutivité

Surveiller le rendement du système, les risques de non-conformité et les commentaires des utilisateurs
Proposer des améliorations aux flux de travail documentaires, à l’automatisation et à l’intégrité des données
Faites évoluer le cadre de gestion documentaire à mesure que les programmes, les clients et les exigences réglementaires évoluent.

Ce que nous cherchons:

Diplôme ou grade en gestion de l’information, gestion des documents, qualité, administration des affaires ou dans un domaine connexe
2 à 3 ans d’expérience en gestion documentaire, contrôle documentaire ou systèmes qualité dans un environnement réglementé.
Expérience pratique de la mise en œuvre ou de l’optimisation d’un système de gestion documentaire (la connaissance d’UniPoint serait un atout).
Une expérience dans la gestion de données CUI, protégées et classifiées (documents appartenant au gouvernement ou contrôlés par le client) est préférable.
Une expérience dans les secteurs de l’aérospatiale, de la défense, de la fabrication ou de la maintenance, réparation et révision (MRO) est fortement souhaitée.
Solide compréhension des principes de contrôle des documents, de la gouvernance et de la conservation des archives
Expérience de travail avec les contrôles d’accès, la classification des données et les exigences d’audit
À l’aise avec les systèmes ERP/DMS et les outils numériques transversaux
Mentalité de bâtisseur avec un fort esprit de responsabilité
Un souci du détail sans perdre de vue l’ensemble.
Solides compétences en matière d’influence et de communication
Capacité à gérer les exigences réglementaires de manière pragmatique
Amélioration continue et orientation vers la résolution de problèmes
Bilingue (français et anglais*).

Ce poste exige une excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Il implique la lecture et la compréhension quotidiennes de documents techniques en anglais, notamment provenant d’entreprises internationales, ainsi que des échanges réguliers avec les clients, les fournisseurs et autres partenaires internationaux.

Pourquoi vous adorerez travailler chez M1

Chez M1 Composites, on sait que notre succès repose sur nos employés.

En vous joignant à notre équipe, vous pouvez vous attendre à :

Salaire concurrentiel basé sur l’expérience et la performance
Un ensemble complet d’avantages sociaux pour vous et votre famille, incluant l’assurance maladie, dentaire, vie, invalidité, voyage et plus encore.
Régime de retraite simplifié avec cotisations de l’employeur
Installations propres, modernes et bien équipées
De réelles occasions d’évoluer au sein d’une entreprise tournée vers l’avenir
Une culture d’équipe solidaire fondée sur le respect, la collaboration et l’initiative
Des avantages supplémentaires comme le stationnement souterrain gratuit, des événements sociaux et un généreux programme de commandite

Soutien aux nouveaux arrivants

Nous sommes fiers d’embaucher à l’étranger et d’offrir un soutien important aux nouveaux arrivants et à leurs familles.

Si vous êtes passionné par l’aérospatiale et prêt à évoluer, nous sommes prêts à investir en vous.

Prêt à décoller ?

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